CastelánGL
Carballo EstudioEstudio en Vigo, Galicia
Un portal para compartir documentos y seguir las gestiones de tus clientes.
Creamos un área privada donde cada cliente puede consultar su documentación, intercambiar mensajes y revisar el estado de sus gestiones. El despacho organiza la información y controla los accesos según las funciones acordadas.
Sus documentos.Sus mensajes.Sus plazos.
Cada cliente accede sólo a su información
01
Qué resuelve
01
Muchas consultas sobre el estado de las gestiones
Llamadas y correos para preguntar cómo va un trámite, y documentos que se reenvían una y otra vez.
02
El cliente no sabe en qué punto está
No tiene dónde consultar el estado de sus gestiones, así que pregunta. No es impaciencia: es falta de información.
03
Nadie sabe quién hizo cada cosa
El equipo trabaja sobre carpetas compartidas y correos, sin permisos por cliente ni registro de quién hizo cada cosa.
02
Qué hacemos
Documentación organizada
Archivos accesibles para el cliente y las personas autorizadas del despacho, con permisos y versiones.
Comunicación
Mensajes asociados a cada cliente o gestión, según el diseño del encargo, en lugar de repartidos por varios correos.
Seguimiento
Información sobre estados, plazos y acciones pendientes: calendario, vencimientos y facturación donde el cliente los busca.
Accesos y actividad
Accesos individuales, permisos por cliente y registro de las acciones que se haya definido registrar.
03
Cómo trabajamos
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Encuadre
Revisamos qué consultan hoy los clientes, qué documentos se intercambian y quién responde en el despacho.
02
Estructura
Qué ve cada cliente, qué puede hacer y quién del despacho atiende cada cosa.
03
Diseño y desarrollo
Puedes revisar los avances desde un enlace privado. Las funciones principales se comprueban con pruebas automáticas antes de la entrega.
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Puesta en marcha
Con los primeros clientes, la formación del equipo y los accesos configurados.
04
Cuándo tiene sentido
Tiene sentido si…
- Mantienes una relación continuada con tus clientes.
- Recibes muchas consultas sobre el estado de las gestiones y reenvías documentación a menudo.
- Quieres que quede registrado quién accede a cada documento.
Conviene valorarlo antes si…
- Tus clientes no vuelven después de una gestión: el portal aporta valor cuando hay relación continuada.
- Una plataforma existente se adapta bien a tus procesos: lo comparamos en el encuadre, y a veces es la mejor opción.
- Nadie en el despacho va a atender el portal: organiza la relación con el cliente, no la sustituye.
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Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia de una plataforma de suscripción?
Una plataforma existente puede ser suficiente si se adapta a tus procesos. Un portal a medida permite definir funciones e integraciones específicas. Para decidir, hay que comparar la inversión inicial, los costes recurrentes y las necesidades de mantenimiento.
¿Hay un portal en funcionamiento?
Sí. El área de clientes de ESECE está entregada, con documentos, mensajes, calendario, vencimientos, subvenciones, facturación, papelera y registro de actividad. Una prueba automática recorre el circuito entre el despacho y un cliente: el cliente pide acceso, el despacho lo aprueba y le sube un documento, se escriben en los dos sentidos, y el documento se borra y se restaura desde la papelera.
¿Qué necesita el despacho para usarlo?
Una persona que atienda las consultas y mantenga la información al día. El portal organiza la relación con el cliente; no la sustituye.
¿Cuánto tarda y cuánto cuesta?
Depende del alcance; el presupuesto se entrega por escrito antes de empezar e incluye los costes de alojamiento y servicios externos que apliquen. Un portal suele ir con la herramienta de gestión del equipo, porque los dos trabajan sobre los mismos datos.
Primero, una valoración gratuita.
Envíanos la dirección de tu web y una breve explicación de tu negocio. Te responderemos por correo con una primera valoración de lo que convendría mejorar.